為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，**發揮文件在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。

一、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類文件由行政歸口管理。

二、收文的管理

按時間順序按時登記文件收發管理臺賬。

三、公文的簽收

1.凡來公司公啟文件（除公司領導訂啟的外）均由行政登記簽收 。

2.對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。

3. 公文的編號保管

（1）、 行政秘書對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領導親啟文件，公司領導啟封后，也應交行政人員辦理正常手續。

（2）、本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交行政秘書進行登記編號保管，不得個人保存。

4. 公文的閱批與分轉

（1）、凡正式文件均需分別由行政部門根據文件內容和性質閱簽后，由秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導（或分管領導）**閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要立即辦。

（2）、 一般函、電、單據等，分別由行政直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯系后再分轉處理。

（3）、為加速文件運轉，行政應在當天或第二天將文件送到公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，*遲不得超過2天（特殊情況例外）。

5.文件的傳閱與催辦

（1）、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

（2）、 閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件還交行政人員，閱批文件一般不得超過2天，閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”，行政人員應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

（3）、 文件閱完后，應送交行政秘書，切忌橫傳。

（4）、 行政秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照公司有關規定，并征得行政秘書同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。